Miten yrityskauppa ilmoitetaan KKV:lle?

Ennen varsinaisen yrityskauppailmoituksen jättämistä käydään lähes aina luottamukselliset ennakkoneuvottelut, jotka edistävät asian nopeaa ja tehokasta käsittelyä. Yrityskaupan osapuolien kannattaakin olla virastoon yhteydessä hyvissä ajoin ennen yrityskauppailmoituksen tekemistä.

Ennakkoneuvottelut ennen yrityskauppailmoitusta

KKV kehottaa yrityskaupan osapuolia ottamaan yhteyttä virastoon hyvissä ajoin ja vähintään kaksi viikkoa ennen varsinaisen yrityskauppailmoituksen tekemistä.

Varsinaista yrityskauppailmoitusta edeltävät käytännössä aina ns. ennakkoneuvottelut, jossa kaupan osapuolet esittelevät suunnitellun järjestelyn tarkemmin virastolle ja virastolle varataan mahdollisuus kommentoida luonnosta yrityskauppailmoitukseksi. Ennakkoneuvottelujen pääasiallinen tarkoitus on lisätä sekä KKV:n että yrityskaupan osapuolten tietoa niistä kysymyksistä, jotka saattavat olla yrityskaupan arvioinnissa tärkeitä.

Neuvottelujen pohjalta virasto voi myös myöntää yrityskauppailmoituksen yksityiskohtia koskevia lievennyksiä, jos kaikkien ilmoitusvelvollisuusasetuksen mukaisten tietojen toimittaminen on yrityskaupan tutkimiseksi tarpeetonta. Ennakkoneuvottelut helpottavat näin ilmoitusvelvollisuuden täyttämistä ja auttavat virastoa käsittelemään asian nopeasti ja tehokkaasti.

Mahdollisiin kilpailuongelmiin tai muihin yrityskaupan arviointia koskeviin kysymyksiin KKV ei ennakkoneuvotteluissa voi ottaa sitovaa kantaa, ja viraston neuvotteluissa esittämät havainnot ovat alustavia. Varsinainen arviointi tapahtuu vasta kun virasto on tutkinut yrityskaupan.

Ennakkoneuvottelut käydään aina luottamuksellisesti, eikä virasto anna ennakkoilmoitusvaiheessa olevista yrityskaupoista tietoja julkisuuteen.

Toimitettavat tiedot ja asiakirjat

Yrityskauppa ilmoitetaan KKV:lle ilmoitusvelvollisuusasetuksen  mukaisesti. Ilmoituksessa on annettava kaikki asetuksen liitteen mukaiset tiedot, ellei virasto ole myöntänyt lievennyksiä ilmoitusvelvollisuudesta. Ilmoituksen on noudatettava myös asetuksen liitteen mukaista numerointia ja otsikointia. Ilmoitettavia tietoja ei tule korvata viittauksilla liiteasiakirjoihin, vaan ilmoituksen keskeisen sisällön tulee ilmetä varsinaisessa ilmoituksessa.

Ilmoitettujen tietojen on oltava oikeita ja täsmällisiä. Ilmoituksen käsittelyyn varattu määräaika ei ala kulua, jos ilmoitus on olennaisesti puutteellinen.

Yrityskauppailmoituksen kieli

Ilmoitus tulee laatia suomen tai ruotsin kielellä. Ilmoituksen voi jättää ruotsinkielisenä, jos yrityskaupan ilmoittaja on suomalainen yhtiö, jonka kaupparekisteriin merkitty kieli on ruotsi. Muissa tapauksissa ilmoitus tulee jättää suomenkielisenä. Pääsääntöisesti ilmoituksen liiteasiakirjat voivat olla myös englanninkielisiä.

Liikesalaisuudet

Ilmoitusvelvollisen tulee selkeästi yksilöidä sekä ilmoituksen että sen liitteiden sisältämät mahdolliset liikesalaisuudet. Ilmoituksesta on lisäksi suositeltavaa toimittaa myös sellainen sähköinen versio, josta liikesalaisuudet on poistettu. Lyhyistä käsittelymääräajoista johtuen julkinen versio ilmoituksesta on toimitettava virastolle samassa yhteydessä ilmoituksen jättämisen kanssa.

Ilmoituksen toimittaminen

Ilmoituksen jättämisestä on suositeltava sopia viraston yrityskauppavalvonnan kanssa etukäteen.

Yrityskauppa katsotaan ilmoitetuksi sinä päivänä, kun asiakirja saapuu KKV:n kirjaamoon virka-ajan puitteissa. Yrityskaupan käsittelyaika alkaa kulumaan ilmoituksen jättämistä seuraavasta päivästä lukien.

Yrityskauppailmoitus pyydetään toimittamaan virastoon sähköisessä muodossa joko sähköpostitse turvapostilla tai KKV:n kirjaamoon toimitettavalla muistitikulla.

  • Yrityskauppailmoitusta tai sen luonnosta ei ole suositeltavaa lähettää salaamattomana sähköpostina, vaan ilmoittajaa pyydetään ensisijaisesti käyttämään viraston turvapostia.

    Turvapostin luomisen ensimmäisessä vaiheessa pyydetään täyttämään lähettäjän sähköpostiosoite. Tähän kenttään tulee syöttää ilmoittajan asiamiehen sähköpostiosoite vastaanottokuittauksen lähettämistä varten.

    Varmistuskoodin syöttämisen jälkeen avautuu lomake, joka on täydennettävä seuraavasti:

    • Vastaanottaja: ilmoitus toimitetaan osoitteeseen kirjaamo@kkv.fi (viestin voi lähettää kopiona useammalle vastaanottajalle vihreän plusmerkin takaa)
    • Aihe: otsikkoon kirjoitetaan ”YRITYSKAUPPAILMOITUS ASIASSA A OY/B OY”
    • Turvaviestin enimmäiskoko on 500Mb. Jos suuren tiedostokoon vuoksi kaikki asiakirjat eivät mahdu yhteen sähköpostiin, tulee otsikossa täsmentää, montako viestiä yhteensä toimitetaan (”YRITYSKAUPPAILMOITUS ASIASSA A OY/B OY 1/3” jne.)

    Ilmoituksen vastaanottamisesta lähetetään kuittaus siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on turvapostilomakkeelle syötetty viestin lähettäjäksi (ilmoittajan asiamies).

  • Ilmoitus voidaan vaihtoehtoisesti toimittaa muistitikulla suoraan KKV:n kirjaamoon sen aukioloaikana arkisin klo 8–16.15.

    Yrityskauppailmoitus jätetään KKV:n toimitilojen pohjakerroksessa sijaitsevaan vastaanottoon (Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki). Vastaanotosta ollaan yhteydessä viraston kirjaamoon, joka saapuu noutamaan ilmoituksen vastaanotosta.

    Kirjaamosta saa tarvittaessa kirjallisen vastaanottoilmoituksen yrityskauppailmoituksen jättämisestä.

    Suosittelemme salaamaan muistitikun sisällön ja lähettämään salauksen purkamiseen tarvittavan salasanan viraston kirjaamon sähköpostiosoitteeseen (kirjaamo@kkv.fi) salattuna sähköpostina viraston turvapostin kautta. Turvaposti löytyy  osoitteesta https://turvaviesti.kkv.fi/.

    Sähköposti tulee otsikoida seuraavasti:

    • Aihe: ”YRITYSKAUPPAILMOITUS ASIASSA A OY/B OY_SALASANA”

    Huomaa, että itse salasana kirjoitetaan sähköpostin varsinaiseen tekstikenttään, ei otsikkoon.