Julkisissa hankinnoissa olisi mahdollista säästää satoja miljoonia euroja, jos niihin saataisiin enemmän kilpailua. Kilpailu- ja kuluttajaviraston (KKV) mukaan kilpailua lisäisi se, jos hankintayksiköt hyödyntäisivät nykyistä enemmän markkinavuoropuhelua ja varmistaisivat, että hankintojen tekemiseen on riittävästi asiantuntijoita ja osaamista.
KKV selvitti, millaisia säästöjä kilpailun lisääminen julkisissa hankinnoissa voisi tuoda. Mallinnuksessa käytettiin kolmea menetelmää, joiden perusteella yhden lisätarjouksen saaminen yhden tarjoajan hankintoihin säästäisi veronmaksajien varoja keskimäärin 10 % hankinnan arvosta.
Hankintayksiköt ovat keskeisessä roolissa, kun kilpailua halutaan lisätä. KKV:n selvitys vahvistaa, että monissa hankinnoissa potentiaalisia tarjoajia olisi ollut enemmän kuin kilpailutukseen osallistuneita yrityksiä.
”Se, että kilpailutukseen saadaan vain yksi tai muutama tarjous, ei välttämättä johdu siitä, että markkinoilla ei olisi enempää tarjontaa. Säästöjen saavuttamiseksi on tärkeää, että hankintayksiköt ovat valinneet kilpailutuksen kriteerit huolella ja varmistaneet, että tieto kilpailutuksesta tavoittaa kaikki potentiaaliset tarjoajat.”
Yritysten kanssa keskusteleminen ennen kilpailutusta on sallittua
Keskustelemalla potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen kilpailutuksen järjestämistä hankintayksikkö voi lisätä yritysten tietoisuutta hankinnasta. Keskusteluilla hankintayksikkö voi myös varmistaa, ettei kilpailutukseen lisätä tarpeettomia kriteerejä, jotka vähentävät tarjoajien määrää.
Monet hankintoja tekevät ovat kokeneet markkinavuoropuhelun toteuttamisen hankalaksi. Sitä ei välttämättä järjestetä, koska hankintayksiköissä arvioidaan, että keskusteleminen yritysten kanssa ennen kilpailutuksen järjestämistä voi olla syrjivää.
Markkinavuoropuhelu yritysten kanssa on sallittua ja usein myös suositeltavaa. KKV:n selvityksen yhteydessä julkaistussa verkkoliitteessä selkeytetään, miten markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun voi toteuttaa syrjimättömästi ja kilpailua vaarantamatta.
Suuren hankintavolyymin vuoksi resursseja kannattaa kohdentaa riittävästi
Tehokkuutta hankintoihin saataisiin myös resursoimalla hankintatoimea riittävästi. KKV ja aluehallintovirastot selvittivät, miten julkiset hankinnat on järjestetty kunnissa. Kyselyn perusteella Suomessa on monia keskisuuria kuntia, jotka tekevät julkisia hankintoja kymmenillä miljoonilla euroilla vuodessa, mutta kunnassa ei työskentele ainuttakaan hankintoihin erikoistunutta asiantuntijaa.
”Hankintaosaamiseen kannattaa panostaa, sillä käytetyt resurssit maksavat itsensä todennäköisesti takaisin parempina hankintoina ja säästöinä.”
Resursointi voi organisaation koosta ja hankintavolyymistä riippuen tarkoittaa asiantuntijan palkkaamisen lisäksi myös hankintarenkaiden ja yhteishankintayksiköiden hyödyntämistä. Myös ulkopuolisen asiantuntija-avun palkkaamista kannattaa harkita erityisesti silloin, kun tehdään kalliita ja organisaatiolle epätyypillisiä hankintoja.