Yksityisellä sektorilla ostaminen on jo pitkään perustunut tiedolla johtamiseen. Yrityksille tämä ei ole valinta vaan strateginen välttämättömyys. Hankintahinnat ja hankittujen tuotteiden laatu näkyvät suoraan tuloksessa, ja siksi ostamista mitataan, analysoidaan ja kehitetään järjestelmällisesti.
Myös julkisen sektorin on syytä siirtyä hankinnoissaan tiedolla johtamiseen. Julkisiin hankintoihin käytetään noin 38 miljardia euroa vuodessa. Julkisen talouden kestävyyskriisi pakottaa tarkastelemaan, miten niukkenevat yhteiset varat voidaan käyttää viisaasti ja turvata palvelut myös tulevaisuudessa.
Tällä hetkellä hankintoja koskeva tieto on hajallaan sadoissa eri yksiköissä ja järjestelmissä. Kun kokonaiskuvaa ei ole, on vaikea arvioida miten toimintaa tulisi kehittää. Jos julkisia hankintoja johdettaisiin systemaattisesti tiedon avulla, olisi mahdollista saavuttaa useiden satojen miljoonien eurojen vuosittaisia säästöjä ilman, että palvelun laatu kärsii.
Yhteinen tietopohja luo edellytykset oppivalle järjestelmälle
Yhteistä tietopohjaa julkisille hankinnoille ollaan nyt rakentamassa. Suomeen on suunnitteilla hankintojen tietovaranto, joka kokoaisi hajallaan olevan tiedon yhteen. Kun jokaiselle hankinnalle annetaan oma tunnus, joka seuraa sitä hankintailmoituksesta laskuun asti, syntyy yhteinen datapohja. Tämä luo perustan sille, että hankintoja voidaan tarkastella kokonaisuutena ja kehittää niitä systemaattisesti.
Ratkaisevaa ei kuitenkaan ole vain se, kuinka paljon tietoa kerätään, vaan myös se, miten sitä hyödynnetään. Hankintatietovarannon todellinen arvo syntyy silloin, kun tietoa analysoidaan järjestelmällisesti ja käytetään päätöksenteon tukena. Tietovarannon analysointiin kannattaakin panostaa resursseja, koska vasta silloin tieto auttaa parantamaan hankintojen toimivuutta.
Tietovarannon avulla Kilpailu- ja kuluttajavirasto voi arvioida, miten kilpailu toimii eri hankintasektoreilla ja alueilla. Kun nähdään, missä kilpailu toimii ja missä se on heikkoa, hankintakäytäntöjä voidaan kehittää oikeaan suuntaan. Samaten voidaan tunnistaa sellaisia ehtoja ja vaatimuksia, jotka tarpeettomasti vähentävät tarjousten määrää, kuten liian korkeat liikevaihtovaatimukset. Näiden käytäntöjen korjaaminen voi avata markkinoita pienemmille toimijoille ja vahvistaa kilpailua.
Yhteinen tietopohja tukee myös oppimista hankintayksiköiden välillä. Kun aiemmat hankinnat ja niiden lopputulokset ovat kaikkien nähtävissä, voidaan tunnistaa, millaiset ratkaisut ovat toimineet parhaiten.
Hankintatietovaranto mahdollistaa myös tekoälyn viisaan hyödyntämisen. Tekoäly voi auttaa tunnistamaan trendejä, havaitsemaan poikkeamia ja varoittamaan riskeistä jo hankintoja valmisteltaessa. Se ei korvaa ihmisen harkintaa, mutta voi vahvistaa päätöksenteon tietopohjaa ja auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia, jotka muuten jäisivät helposti piiloon.
Hankintatietovarantoa voidaan hyödyntää myös markkinavuoropuhelun toteuttamisessa. Markkinavuoropuhelu on keskeinen osa onnistuneita hankintoja. Sen avulla voidaan lisätä tarjousten määrää ja varmistaa, että hinnat pysyvät kohtuullisina.
Vuoropuhelu on kuitenkin toteutettava huolellisesti, jotta nämä tavoitteet toteutuvat. Markkinavuoropuhelua ei kannata järjestää tarjoajille yhteisenä tilaisuutena, jotta näiden välille ei synny viestintää, joka heikentää kilpailua tai jopa poistaa sen. Tiedolla johdettu hankinta auttaa tunnistamaan tällaisia riskejä ja valitsemaan tarkoituksenmukaiset toimintatavat.
Hankintatietovarannon yhteyteen voidaan rakentaa toiminnallisuuksia, jotka auttavat hankintayksiköitä hahmottamaan markkinoiden kokonaiskuvaa jo etukäteen: missä potentiaaliset tarjoajat toimivat ja mihin hankintoihin ne ovat aiemmin osallistuneet. Tällaisen tiedon pohjalta voidaan muodostaa myös lista toimijoista, joille markkinavuoropuhelukutsu kannattaa lähettää. Tämä nopeuttaisi huomattavasti hankintayksiköiden työtä, tekisi markkinavuoropuhelusta helpommin saavutettavan myös pienemmille yrityksille ja vahvistaisi kilpailua.
Hintakatot esimerkkinä analyysin tarpeesta
Toinen esimerkki datan hyödyntämismahdollisuuksista liittyy hintakattojen asettamiseen. Hintakatto on hyödyllinen silloin, kun markkinoilla ei ole riittävästi kilpailua tai kilpailuttaminen ei ole muuten mahdollista. Jos hintakatto asetetaan liian alas, tarjoajia ei löydy. Jos se asetetaan liian korkealle, kustannukset karkaavat. Siksi optimaalisen hintakaton asettaminen edellyttää tietoon pohjautuvaa analyysiä, jossa tarkastellaan aiempia hankintoja, tarjousten vaihtelua ja markkinoiden rakennetta.
Yli 65-vuotiaille suunnattu Kela-korvauskokeilu havainnollistaa hyvin, miksi tiedolla johtaminen on välttämätöntä hintakattoa asetettaessa. Tähän sata miljoonaa euroa maksavaan kokeiluun osallistuu noin 400 palveluntarjoajaa, joukossa myös uusia toimijoita. Osallistujien suuri määrä viittaa siihen, että vastaanottokäyntien hintakatto on ollut houkutteleva, veronmaksajan näkökulmasta todennäköisesti jopa liiankin antelias.
Asetettaessa hintakattoa lääkärin vastaanotolle vertailukohtana on käytetty julkisen terveydenhuollon lääkärikäynnin hintaa. Vertailukohta ei kuitenkaan ole täysin oikea. Julkisessa terveydenhuollossa sairaanhoitaja arvioi potilaan hoidon tarpeen ennen lääkärille pääsyä, mikä alentaa kustannuksia potilasta kohden. Kokeilussa yli 65-vuotiaat pääsevät suoraan lääkärille, mikä nostaa kustannuksia. Lisäksi laboratorio- ja kuvantamispalveluiden hintakatto on kokeilussa asetettu selvästi liian korkealle. Lausuntokierroksen jälkeen hintakatto tuplattiin suurten terveysalan yritysten varoitettua, etteivät ne aio osallistua kokeiluun, ellei tätä hintakattoa nosteta. Tämä korostaa tarvetta tehdä hintapäätökset analyysin, ei yksittäisten toimijoiden esittämien toiveiden pohjalta.
Ympärivuorokautisessa palveluasumisessa kilpailu on vähäistä ja tarjonta keskittynyttä. Näillä markkinoilla hintakatto on usein välttämätön keino estää liian korkeita tarjouksia. Hyvinvointialueita on vaadittu paljastamaan omat tuotantokustannuksensa hankittavasta palvelusta ja esitetty, että hintakatto tulisi asettaa näiden kustannusten perusteella. Hintakaton ei kuitenkaan pidä perustua hankintayksikön omiin tuotantokustannuksiin, vaan mahdollisimman realistiseen käsitykseen tarjoajien kustannuksista. Julkisen sektorin on pyrittävä arvioimaan tietopohjaisesti, millä hinnalla yksityiset yritykset ovat valmiita tarjoamaan palvelua. Jos myyjä tuntee ostajan oman tuotannon kustannukset, se pyrkii luonnollisesti hinnoittelemaan palvelun mahdollisimman lähelle tätä kipurajaa. Hankintayksikön omien tuotannonkustannusten paljastaminen heikentää sen neuvotteluasemaa ja nostaa hankinnan kustannuksia.
Laatu ja kilpailu kulkevat yhdessä
Taitava kilpailutus tuottaa myös hyvää laatua. Kun hankintatietovarannon perustiedot saadaan kuntoon, siihen voidaan jatkossa liittää myös laatutietoja. On tärkeää kerätä tietoa siitä, miten hankinnat ovat onnistuneet ja millaista laatua on saatu. Näin tietovarannosta tulee väline oppia, mitkä kilpailutuskäytännöt johtavat myös laadultaan parhaisiin lopputuloksiin. Laadun seuranta olisi kuitenkin suunniteltava huolellisesti niin, että se vahvistaa kilpailua eikä vaikeuta uusien toimijoiden tuloa markkinoille.
Kilpailuttamisessa kyse on siitä, että jokainen euro käytetään viisaasti ja oikein. Palvelun tarve kasvaa monella sektorilla, mutta käytettävissä olevat varat ovat yhä niukempia. Julkisia hankintoja kehittämällä voidaan parantaa edellytyksiä sille, että palveluita riittää niille, joilla on niihin oikeus ja jotka niitä tarvitsevat. Siksi on entistäkin tärkeämpää, että teemme tietoon perustuvia päätöksiä, meidän kaikkien parhaaksi.
Kirjoitus pohjautuu KKV-päivässä 5.11.2025 pidettyyn puheenvuoroon.