Enligt beslutet som Konkurrens- och konsumentverket (KKV) fattade den 7 maj 2019 iakttog samkommunen för Norra Österbottens sjukvårdsdistrikt (PPSHP) inte upphandlingslagen när samkommunen inte publicerade en annons om upphandlingen i enlighet med lagkravet även om väsentliga ändringar hade gjorts i upphandlingskontraktet som gällde datorer och terminaler.
PPSHP publicerade den 12 oktober 2016 en annons om EU-upphandling med öppet förfarande som gällde datorer, terminaler och skärmar samt installationstjänster för en tvåårig kontraktsperiod med en option på två år med början den 1 januari 2017. PPSHP ingick kontrakt om upphandlingen med Atea Finland Oy. Enligt upphandlingsvillkoren i inbjudan att lämna anbud kunde utrustningen i överensstämmelse med dess livscykel uppdateras under kontraktsperioden, men prisförändringar var inte tillåtna före den 31 december 2018. Utrustningens egenskaper och priser ändrades dock flera gånger före detta datum med början i april 2017. Före utgången av år 2018 hade den upphandlande enheten betalat sammanlagt över 400 000 euro mera än den enligt upphandlingskontraktet borde ha betalat. Priset på en del utrustning hade mer än fördubblats i jämförelse med det anbud som ursprungligen vann upphandlingen.
KKV ansåg att ändringarna som gjordes i upphandlingskontraktet var väsentliga och att det inte fanns lagenliga grunder för dem. KKV bedömde att villkoren för uppdatering enligt livscykeln inte var så klara, exakta och entydiga att ändringarna skulle ha kunnat basera sig på dem, i synnerhet då prisändringar uttryckligen förbjöds i villkoren. Eftersom upphandlingen inte hade konkurrensutsatts på nytt hade den upphandlande enheten i själva verket gjort en direktupphandling i strid med upphandlingslagen, för vilket KKV gav upphandlingsenheten en anmärkning.
Det är möjligt att förbereda sig på ändringsbehov med flexibla men tydliga kontraktsvillkor
IT-utrustning utvecklas snabbt och i och med att nya modeller kommer ut på marknaden kan utrustningens livscykel bli kort. De upphandlande enheterna kan förbereda sig på ändringsbehov och ställa upp så flexibla villkor för upphandlingen att den tekniska utvecklingen kan beaktas under kontraktsperioden. Villkoren bör dock utformas så tydligt redan i anbudsunderlagen att anbudsgivarna kan beakta konsekvenserna av dem i sina anbud. Endast på så sätt kan anbudsgivarna garanteras en rättvis och jämlik ställning i anbudsförfarandet. Villkoren i upphandlingskontraktet kan inte väsentligt ändras under kontraktsperioden, vilket anbudsgivarna också bör komma ihåg när de lämnar in anbud.
KKV:s beslut (på finska)
Mer information: specialsakkunnig Niina Ruuskanen, telefon 029 505 3871, e-post fornamn.efternamn@kkv.fi.
Enligt 139 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) har Konkurrens- och konsumentverket fått i uppgift att övervaka att lagstiftningen om offentlig upphandling iakttas. KKV kan med anledning av lagstridigheter som observeras ge en upphandlande enhet en varning eller tillämpa annan administrativ styrning som avses i 53 c § i förvaltningslagen (434/2003). När det gäller olagliga direktupphandlingar kan KKV i enlighet med 140 § i upphandlingslagen förbjuda verkställandet av upphandlingsbeslut. När det gäller direktupphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena kan KKV också lägga fram förslag för marknadsdomstolen om fastställande av påföljder, såsom påföljdsavgifter, förkortade kontraktsperioder eller upphävande av upphandlingsbeslut. Det samma gäller tjänsteupphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena och som avses i bilaga E till upphandlingslagen, eller koncessionskontrakt som har genomförts som direktupphandling utan lagenlig grund. Om den upphandlande enheten har annonserat om direktupphandling i enlighet med 131 § i upphandlingslagen kan dock inget förslag läggas fram för marknadsdomstolen.