Virasto hyödyntää hankintojen valvonnassa vihjekanavien kautta toimitettuja tietoja. Viraston vihjepalvelu on tarkoitettu joustavaksi ja yksinkertaiseksi tavaksi tuoda viraston tietoon mahdollinen laiton suorahankinta tai siihen rinnastettava menettely. Vihjeen antamisen sijaan jokainen, joka katsoo hankintayksikön menetelleen hankintalainsäädännön vastaisesti, voi myös tehdä virastolle toimenpidepyynnön.
Toimenpidepyynnön voi tehdä, vaikka sen tekijällä olisi käytössään säännönmukaiset muutoksenhakukeinot. Viraston välitön tehtävä ei kuitenkaan ole yksittäisen toimittajan suojaaminen hankintamenettelyissä. Toimenpidepyynnön tekeminen ei vaikuta mahdollisuuteen käyttää säännönmukaisia muutoksenhakukeinoja tai tehdä hallintokantelu jollekin muulle viranomaiselle. Sen sijaan säännönmukaisten muutoksenhakukeinojen käyttämisellä voi olla vaikutusta toimenpidepyynnön käsittelyyn virastossa sekä mahdollisiin seuraamuksiin hankintalain 15 luvusta ilmi käyvin tavoin.
Viraston käytettävissä olevat voimavarat ovat rajalliset. Ensisijaisesti valvonnan tarkoituksena on puuttua täysin lain säännöksistä piittaamatta tehtyihin suorahankintoihin, joista ei ole lainkaan ilmoitettu,sekä muihin merkittäviin suorahankintoihin rinnastuviin menettelyltään karkeasti virheellisiin tai syrjiviin hankintoihin.
Virasto asettaa toimenpidepyyntöjä tärkeysjärjestykseen ja keskittyy sellaisten hankintalain vastaisten menettelyjen selvittämiseen, joiden vaikutukset julkisten varojen tehokkaalle käytölle tai markkinoiden avoimuudelle ja kilpailulle ovat merkittävät. Virasto voi olla ryhtymättä toimenpiteisiin hankintamenettelyn vaikutusten merkittävyyteen liittyvien syiden lisäksi myös silloin, kun ei voida pitää todennäköisenä, että hankinnassa on kyse laittomasta suorahankinnasta tai muusta hankintalain vastaisesta menettelystä, asiaa koskevat viraston tietoon tuodut seikat eivät vaikuta todenperäisiltä tai silloin, kun hankintayksikkö viraston selvityksen aikana luopuu suorahankinnasta tai toteuttaa tarkastelun kohteena olevan hankinnan järjestämällä hankintalain mukaisen tarjouskilpailun.
Tämä ohje on tarkoitettu ensisijaisesti tilanteisiin, joissa julkisiin hankintoihin liittyvien menettelyjen hankintalainsäädännön mukaisuus halutaan saattaa viraston tutkittavaksi hankintalain (1397/2016) 15 luvussa säädetyllä tavalla. Ohje on tehty toimenpidepyyntöjen käsittelyn nopeuttamiseksi sekä lainvastaisten menettelyjen selvittämiseen liittyvien informaatiotarpeiden kuvaamiseksi.
Hankintalain 139 §:n 2 momentin mukaan toimenpidepyyntöjen käsittelyssä noudatetaan hallintolain (434/2003) 8 a luvun säännöksiä. Toimenpidepyyntö tulisi lähtökohtaisesti tehdä kirjallisesti, mutta varsinaisia muotovaatimuksia toimenpidepyynnölle ei kuitenkaan ole. Kilpailu- ja kuluttajavirasto huolehtii siitä, että asia tulee selvitetyksi, mutta toimenpidepyynnön tekijän tulisi esittää näkemyksensä siitä, millä perusteella tämä pitää menettelyä virheellisenä ja mahdollisuuksien mukaan antaa tieto menettelyn tai laiminlyönnin ajankohdasta. Toimenpidepyynnön tekijän on muutenkin myötävaikutettava vireille panemansa asian selvittämiseen (hallintolain 31 § ja 53 a §). Toimenpidepyynnön olisi (mikäli mahdollista) hyvä sisältää ainakin seuraavat tiedot:
1. Tiedot toimenpidepyynnön kohteesta
1.1. Toimenpidepyynnön kohteena olevan hankintayksikön yhteystiedot.
1.2. Toimenpidepyynnön kohteena olevan hankinnan tiedot (mm. hankintailmoituksen julkaisuajankohta, hankintamenettelyn tyyppi, hankinnan arvo) sekä hankintaan liittyvät asiakirjat (esimerkiksi hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjous, hankintapäätös, hankintasopimus tai mikä tahansa muu asiakirja, josta asian selvittämiseksi tarvittavat seikat käyvät ilmi).
2. Näkemys hankintamenettelyn lainmukaisuudesta perusteluineen
2.1. Perusteltu näkemys hankintamenettelyn epäillystä lainvastaisuudesta.
2.2. Kuvaus ja tiedot markkinatilanteesta hankinnan kohteeseen liittyen.
2.3. Tiedot mahdollisista toimenpidepyynnön kohteena olevan hankintayksikön aiemmista hankinnan kohteeseen liittyvistä hankintamenettelyistä sekä niihin liittyvät hankintapäätökset.
3. Muut merkitykselliset näkökohdat
3.1. Muut toimenpidepyynnön kohteena olevan hankintamenettelyn arvioinnissa huomioon otettavat seikat sekä niihin mahdollisesti liittyvät asiakirjat.
3.2. Selvitys siitä, käsitelläänkö tai onko asiaa käsitelty jossakin muussa viranomaisessa tai tuomioistuimessa.
Toimenpidepyynnöt ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella pääsääntöisesti julkisia. Viranomaisen tulee pyydettäessä antaa kenelle tahansa tieto toimenpidepyynnöstä ja siihen liittyvistä asiakirjoista. Toisaalta laissa määrätään myös salassapitovelvoitteista, joiden perusteella esimerkiksi liikesalaisuuksia ja eräitä muita julkisuuslaissa määriteltyjä tietoja ei saa paljastaa. Tämän vuoksi on tarpeen yksilöidä toimenpidepyynnössä mahdollisesti olevat liikesalaisuudet ja mahdolliset muut salassa pidettävät tiedot selvästi.
Myös toimenpidepyynnön tekijän henkilöllisyys on pääsääntöisesti julkinen tieto. Henkilöllisyys voidaan salata vain, jos siihen on erityisiä syitä, kuten erittäin tärkeä yleinen tai yksityinen etu. Toimenpidepyynnöt pyydetään toimittamaan Kilpailu- ja kuluttajaviraston kirjaamoon osoitteella PL 5, 00531 Helsinki, tai sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@kkv.fi.